XX綜合檔案管理系統(tǒng)根據(jù)電子檔案的收集、管理和利用的管理流程，提供了建庫、數(shù)據(jù)錄入、原件掃描采集、移交歸檔、數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出、報表打印、統(tǒng)計、檔案編研、檔案銷毀、庫房實(shí)體管理、脫機(jī)保管、實(shí)物借閱、在線借閱、監(jiān)控報警以及電子檔案瀏覽、下載、打印等完整、高效、安全、易用的檔案管理基本功能，還提供選配功能提高系統(tǒng)錄入、查詢效率并保證系統(tǒng)安全。下面從檔案管理的業(yè)務(wù)角度進(jìn)行信息收集、管理、保存、信息利用、業(yè)務(wù)維護(hù)、系統(tǒng)設(shè)置和安全設(shè)置進(jìn)行介紹：
信息收集部分包含建立文檔庫、接口錄入、數(shù)據(jù)錄入、導(dǎo)入導(dǎo)出、移交歸檔等功能。接收不同來源的檔案數(shù)據(jù)：可以通過接口接收其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)；通過控件直接錄入檔案數(shù)據(jù)；通過掃描設(shè)備等直接錄入電子文件；通過導(dǎo)入、導(dǎo)出功能實(shí)現(xiàn)歷史數(shù)據(jù)的導(dǎo)入；通過移交歸檔實(shí)現(xiàn)臨時檔案到正式檔案的歸檔。
3.1.1建立文檔庫
綜合檔案管理系統(tǒng)以文檔庫的方式存儲數(shù)據(jù)，從業(yè)務(wù)過程上分為文件庫、預(yù)歸檔庫和檔案庫三大類。
1）文件庫下的文檔庫主要用于收集和管理數(shù)據(jù)文件，包括上級機(jī)關(guān)下發(fā)的文件、單位發(fā)出的文件以及從OA系統(tǒng)中收集到的數(shù)據(jù)。此分類下包括收文庫、發(fā)文庫、移交記錄庫等數(shù)據(jù)庫。收集到的數(shù)據(jù)文件可以移交到預(yù)歸檔庫中對應(yīng)的文檔庫中進(jìn)行整理，也可以不移交，保留在當(dāng)前庫中。
2）預(yù)歸檔庫下的文檔庫主要用于接收和管理由文件庫移交過來的文件和資料，包括待歸檔文件和不歸檔文件以及退回的文件。數(shù)據(jù)整理后，可以歸檔到檔案庫中保存。此分類下包括：傳統(tǒng)文書、新文書、科技、基建、會計、光盤、錄音、錄像、設(shè)備、實(shí)物、照片、圖書以及用戶自定義的文檔庫。
3）檔案庫下的文檔庫主要用于保管正式檔案信息。此分類下包括：傳統(tǒng)文書、新文書、科技、基建、會計、光盤、錄音、錄像、設(shè)備、實(shí)物、照片、圖書以及用戶自定義的文檔庫。
由于數(shù)據(jù)信息來源不同，數(shù)據(jù)的多元化以及客戶的特殊需求，使得文檔庫結(jié)構(gòu)需要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行靈活多樣的變化。綜合檔案管理系統(tǒng)提供兩種建立文檔庫的方式：新建文檔庫和定制文檔庫，以及合理化規(guī)范數(shù)據(jù)庫的新建節(jié)點(diǎn)功能。
3.1.1.1建立文檔庫
系統(tǒng)提供固定的庫模板，包括收文庫、發(fā)文庫、傳統(tǒng)文書、新文書、科技、基建、會計、光盤、錄音、錄像、設(shè)備、實(shí)物、照片、圖書等檔案專用庫模板，便于用戶快捷建立文檔庫。
3.1.1.2定制文檔庫
定制文檔庫是根據(jù)用戶實(shí)際需求建立新庫。根據(jù)定制的代碼表、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，靈活建立適應(yīng)客戶需求的文檔庫。
3.1.1.3建立節(jié)點(diǎn)
節(jié)點(diǎn)用于對文檔庫進(jìn)行分類，可以根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行建立，將屬于同一類型的文檔庫建立在一個節(jié)點(diǎn)下。節(jié)點(diǎn)下可以再建立節(jié)點(diǎn)，沒有數(shù)量限制。通過節(jié)點(diǎn)把文檔庫組織起來以目錄樹的形式友好的展示給用戶。
3.1.2數(shù)據(jù)錄入
3.1.2.1目錄著錄
用戶使用此功能進(jìn)行案卷、卷內(nèi)、文件等信息條目的錄入工作。系統(tǒng)提供兩種錄入形式（表格、分頁）、代碼選擇、信息復(fù)制、流水號提取、信息自動提取、查重（支持關(guān)聯(lián)查重）、批量修改等操作，提高錄入的工作效率，減少錄入的工作強(qiáng)度。
1）錄入形式
系統(tǒng)提供表格和分頁兩種錄入形式。表格形式可以在同一頁面同時增加修改多個條目信息，便于用戶使用進(jìn)行數(shù)據(jù)的比較錄入。分頁形式每頁顯示一個條目信息，用戶可以像書簽翻頁一樣有針對性一頁一頁錄入條目信息。
2）代碼選擇
系統(tǒng)將有規(guī)律的字段信息形成代碼列表和代碼樹（例如：保管期限），在錄入頁面中，此類字段會自動產(chǎn)生下拉列表和下列樹，供用戶選擇錄入。
3）信息復(fù)制
系統(tǒng)可以根據(jù)表達(dá)式設(shè)置獲得當(dāng)前記錄其他字段信息或其他庫中記錄的指定字段值。
4）流水號提取
系統(tǒng)根據(jù)規(guī)則自動或手動提取流水號，生成件號、檔號等。
5）信息自動提取
系統(tǒng)根據(jù)規(guī)則生成主題詞、檔號、創(chuàng)建時間、頁數(shù)等字段對應(yīng)的信息。
系統(tǒng)通過識別圖片自動提取圖片中文字信息，添加到對應(yīng)字段上。
系統(tǒng)直接提取CAD圖紙文件中的信息，添加到對應(yīng)字段上。
6）查重
系統(tǒng)提供自動查重功能，如果有重復(fù)信息，系統(tǒng)會給出記錄重復(fù)提示。除了標(biāo)準(zhǔn)條目查重外，系統(tǒng)還提供關(guān)聯(lián)查重，可以根據(jù)設(shè)置檢查字段間的關(guān)聯(lián)唯一性，重復(fù)會給出友好提示。
7）批量修改
系統(tǒng)可對用戶選擇的一批數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一修改，即用戶根據(jù)自己實(shí)際需要使用批量修改功能統(tǒng)一自動修改條目內(nèi)容（包括加前綴、后綴、替換中間內(nèi)容等）。
3.1.2.2文件掃描
系統(tǒng)提供文件掃描功能對文件進(jìn)行掃描錄入，支持批量掃描和單頁掃描，支持單雙面掃描，并根據(jù)設(shè)置的前綴信息自動生成文件名稱。
3.1.2.3電子文件掛接
1）單個電子文件上傳
在錄入記錄時，選擇電子文件直接上傳到服務(wù)器，并建立與記錄之間的對應(yīng)關(guān)系。
2）批量上載掛接
系統(tǒng)提供批量上載掛接功能，將多個電子文件上傳到服務(wù)器生成記錄，并根據(jù)文件命名規(guī)則，建立與父記錄的掛接關(guān)系。
3）條碼識別掛接
條碼識別掛接功能是在對紙質(zhì)文件進(jìn)行掃描時自動識別紙質(zhì)文件上的條碼，根據(jù)條碼系統(tǒng)自動將掃描的電子文件掛接到對應(yīng)的條目下。
3.1.2.4版本管理
版本管理記錄數(shù)據(jù)變更信息，形成歷史記錄。便于用戶追溯歷史信息。版本管理功能還提供檢出、檢入、取消檢出、查看版本記錄功能，用于維護(hù)版本記錄。
3.1.3移交歸檔
移交歸檔是檔案管理重要的操作流程。兼職檔案管理員收集整理數(shù)據(jù)后，將需要移交的數(shù)據(jù)移交到預(yù)歸檔庫。檔案管理員整理預(yù)歸檔庫中的數(shù)據(jù)記錄，不合格文件退回到文件庫，合格的數(shù)據(jù)進(jìn)行保管期限劃分、組卷、編號等數(shù)據(jù)整理，將數(shù)據(jù)歸檔到正式檔案庫，形成正式檔案。用戶可以根據(jù)權(quán)限查看檔案記錄。
3.1.4整理組卷
3.1.4.1編號
用戶通過手工調(diào)整案卷號、件號等信息后，系統(tǒng)自動根據(jù)年度、保管期限、分類、件號等信息進(jìn)行排序顯示。用戶可以通過編號功能，生成檔號或其他所需的案卷流水號信息。
3.1.4.2組卷、拆卷
1）手工組卷
用戶使用手工組卷功能，可以將文件記錄插入到指定案卷下，形成卷內(nèi)目錄。在沒有案卷記錄的情況下，用戶可以選擇文件后直接進(jìn)行立卷，添加案卷信息后，文件自動添加到案卷下形成卷內(nèi)目錄。
2）自動組卷
系統(tǒng)提供自動組卷功能，根據(jù)用戶設(shè)置的組卷條件，將文件記錄自動添加到案卷下，形成卷內(nèi)目錄。
3）拆卷
用戶可以選擇案卷進(jìn)行拆卷操作，將卷內(nèi)目錄拆離開，以便進(jìn)行重新組卷。
3.1.4.3數(shù)據(jù)導(dǎo)入、導(dǎo)出
1）數(shù)據(jù)導(dǎo)入
將外部數(shù)據(jù)按照規(guī)則導(dǎo)入到綜合檔案管理系統(tǒng)中。導(dǎo)入功能支持導(dǎo)入xml、txt、mdb、xls、dbf、ods等多種文件格式。數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能支持將其他數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到當(dāng)前系統(tǒng)中。系統(tǒng)根據(jù)設(shè)置的對應(yīng)關(guān)系，使不同結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)之間可以相互轉(zhuǎn)換。數(shù)據(jù)導(dǎo)入時，支持覆蓋導(dǎo)入和生成新記錄兩種方式。
2）數(shù)據(jù)導(dǎo)出
將系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)按一定規(guī)則導(dǎo)出，導(dǎo)出的數(shù)據(jù)格式為國家檔案局規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式以及xml、xls、ods、txt、mdb、dbf等。數(shù)據(jù)導(dǎo)出時，支持覆蓋導(dǎo)出。
3.1.5報表打印
系統(tǒng)提供制作好的報表模板，用戶根據(jù)需要選擇對應(yīng)封面、全引目錄、備考表等報表模板進(jìn)行打印。此功能提供打印預(yù)覽、打印和生成文檔三個功能。打印預(yù)覽可以預(yù)覽打印結(jié)果。打印和生成文檔支持多模板批量打印和生成文檔。
3.2.1借閱管理
1）實(shí)物借閱登記
檔案管理員檢索到允許借閱的案卷或文件，對借閱的案卷或文件進(jìn)行登記，登記借閱者、借閱目的、借閱日期、利用天數(shù)、借出數(shù)量等信息。允許一次性借出多條案卷或文件，逐一進(jìn)行登記。
2）借閱歸還
檔案管理員在借閱庫中檢索欲歸還的案卷或文件記錄，對案卷或文件進(jìn)行登記，更改登記狀態(tài)為已歸還并記錄歸還日期。
3）借閱催還
檔案管理員可以對“已到期”的借閱記錄進(jìn)行催還，催還方式分為郵件、手機(jī)短信、系統(tǒng)消息和打印催還單四種，可以同時選擇多種催還方式通知借閱者歸還借閱的案卷或文件。
4）借閱設(shè)置
借閱設(shè)置用于設(shè)置案卷或文件允許借閱的期限，默認(rèn)為1個月，可以根據(jù)用戶的實(shí)際借閱期限在此進(jìn)行設(shè)置。超過設(shè)置借閱期限的記錄，系統(tǒng)會自動將其設(shè)置為“已到期”狀態(tài)，由檔案管理員執(zhí)行催還操作。
5）借閱統(tǒng)計
系統(tǒng)提供多種統(tǒng)計方案，系統(tǒng)管理員可以根據(jù)需要進(jìn)行統(tǒng)計，并打印統(tǒng)計結(jié)果，下載統(tǒng)計圖表（圖表支持2d、3d的柱圖、餅圖、曲線圖等）。針對借閱，統(tǒng)計方案如下：
l 按借閱人統(tǒng)計：統(tǒng)計借閱者在某一時間段內(nèi)借閱檔案的個數(shù)。可以指定借閱人進(jìn)行統(tǒng)計。
l 按時間統(tǒng)計：統(tǒng)計在某一時間段內(nèi)被借閱的所有檔案個數(shù)，以及各自檔案的個數(shù)。
l 按檔案統(tǒng)計：統(tǒng)計某一時間段內(nèi)某個檔案被借閱的情況，包括檔案被借閱人借閱的次數(shù)。
l 按借閱目的統(tǒng)計：統(tǒng)計某一時間段內(nèi)被借閱的所有檔案各自對應(yīng)不同目的的累計次數(shù),這樣可以統(tǒng)計出檔案的用途，測評檔案的實(shí)際應(yīng)用利用率。
l 按借閱頻率統(tǒng)計：統(tǒng)計某一時間段內(nèi)被借閱的所有檔案各自的累計次數(shù),這樣可以評測檔案利用價值的高低。
l 按操作者統(tǒng)計：統(tǒng)計某一時間段內(nèi)借閱管理員共借出的檔案個數(shù)。
除了固定方案之外，檔案管理員還可以根據(jù)實(shí)際需要設(shè)置統(tǒng)計條件進(jìn)行統(tǒng)計。
3.2.2檔案保管
對檔案的實(shí)體進(jìn)行保管，包括鑒定銷毀、升級保管、重新歸檔、銷毀還原、清除、統(tǒng)計等功能。
3.2.2.1建立銷毀庫
建立銷毀庫，可以通過新建文檔庫功能，選擇“銷毀庫”模板建立銷毀庫，銷毀庫用于存放檔案的銷毀記錄，被銷毀的檔案在此處查詢到，并允許檔案管理員進(jìn)行還原或清除，以及統(tǒng)計銷毀信息。
3.2.2.2鑒定銷毀
鑒定銷毀用于鑒定出欲銷毀的檔案記錄。系統(tǒng)根據(jù)保管期限和歸檔日期，自動鑒定出需要進(jìn)行銷毀的記錄。檔案管理員根據(jù)鑒定結(jié)果打印銷毀單，領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，將鑒定出的記錄進(jìn)行銷毀。
3.2.2.3升級保管
將鑒定后需要進(jìn)行銷毀的記錄進(jìn)行升級保管，不對其進(jìn)行銷毀。系統(tǒng)自動將當(dāng)前記錄的保管期限進(jìn)行升級。檔案管理員根據(jù)鑒定結(jié)果打印升級保管清單，領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，將鑒定出的記錄進(jìn)行升級保管。
3.2.2.4重新歸檔
將鑒定后需要進(jìn)行銷毀的記錄進(jìn)行重新歸檔，不對其進(jìn)行銷毀。系統(tǒng)自動將當(dāng)前記錄的歸檔日期置成當(dāng)前日期實(shí)現(xiàn)記錄重新歸檔。檔案管理員根據(jù)鑒定結(jié)果打印重新歸檔清單，領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，將鑒定出的記錄進(jìn)行重新歸檔。
3.2.2.5銷毀還原
對已經(jīng)銷毀的記錄進(jìn)行還原。檔案管理員到銷毀庫中檢索到需要進(jìn)行還原的記錄，將其還原，系統(tǒng)還原此記錄對應(yīng)的原始記錄并記錄還原狀態(tài)，檔案庫中可以看到此記錄。
3.2.2.6銷毀清除
對已經(jīng)銷毀的記錄進(jìn)行徹底清除。清除后的記錄，系統(tǒng)中將不再保存。檔案管理員到銷毀庫中檢索到需要進(jìn)行清除的記錄，將其清除。系統(tǒng)清除此記錄對應(yīng)的原始記錄并置清除狀態(tài)。
3.2.2.7銷毀統(tǒng)計
系統(tǒng)提供多種統(tǒng)計方案，系統(tǒng)管理員可以根據(jù)需要進(jìn)行統(tǒng)計，并打印統(tǒng)計結(jié)果，下載統(tǒng)計圖表（圖表支持2d、3d的柱圖、餅圖、曲線圖等）。針對銷毀，統(tǒng)計方案如下：
l 按人統(tǒng)計：統(tǒng)計銷毀人在某一時間段內(nèi)銷毀檔案的次數(shù)。可以指定銷毀人進(jìn)行統(tǒng)計。
l 按時間統(tǒng)計：統(tǒng)計在某一時間段內(nèi)被銷毀的所有檔案次數(shù)。
除了固定方案之外，檔案管理員還可以根據(jù)實(shí)際需要設(shè)置統(tǒng)計條件進(jìn)行統(tǒng)計。
3.2.3庫房實(shí)體管理
3.2.3.1建立庫房
可以通過新建文檔庫功能，選擇“庫房”模板建立庫房庫，庫房庫用于存放檔案的實(shí)體在實(shí)際庫房庫中位置等記錄信息，被放入庫房中的檔案在此處可以查詢到。庫房庫中可以根據(jù)實(shí)際需要建立庫房、區(qū)域、列、節(jié)和層。
3.2.3.2入庫
選擇需要入庫的檔案記錄，將檔案記錄存放到庫房庫中指定位置上，并記錄檔案入庫狀態(tài)。入庫后，到庫房庫中某個位置上，可以查看到當(dāng)前位置上所有存放的檔案記錄。
3.2.3.3出庫
選擇已經(jīng)入庫的檔案記錄，執(zhí)行出庫操作，系統(tǒng)刪除庫房庫中對應(yīng)的記錄。
3.2.3.4庫房示意圖
庫房示意圖，用于顯示庫房中存放的檔案信息。可以查看庫房、區(qū)域、列、節(jié)、層上的分類情況，使用情況和環(huán)境情況。對庫房庫進(jìn)行監(jiān)控。
3.2.3.5密集架控制
密集架是由各個列組成，即密集架中可以自由移動的部分，可以根據(jù)實(shí)際需要有管理員控制移動密集架位置。（需與硬件進(jìn)行接口集成）
3.2.3.6庫房統(tǒng)計
系統(tǒng)管理員可以根據(jù)需要定制統(tǒng)計條件進(jìn)行統(tǒng)計，并打印統(tǒng)計結(jié)果，下載統(tǒng)計圖表（圖表支持2d、3d的柱圖、餅圖、曲線圖等）。針對庫房，可以方便的統(tǒng)計出各庫房的各類檔案存儲數(shù)量等。
3.2.4脫機(jī)管理
3.2.4.1建立脫機(jī)存檔庫
可以通過新建文檔庫功能，選擇“脫機(jī)存檔庫”模板建立脫機(jī)存檔庫，脫機(jī)存檔庫用于記錄脫機(jī)介質(zhì)信息，包括名稱、容量、已存容量、剩余容量等。管理員可以將脫機(jī)記錄中檔案記錄統(tǒng)一脫機(jī)保存到本地光盤或本地磁盤中。
3.2.4.2脫機(jī)保管
此功能用于將脫機(jī)存檔庫中存放的檔案記錄保存到本地磁盤上。用戶選擇指定磁盤，將檔案記錄下載到指定磁盤上。可以將保管下來的文件存入光盤中保管或上報。在任何終端中，使用脫機(jī)數(shù)據(jù)目錄中的瀏覽程序ECPRun.exe可以脫機(jī)查閱相關(guān)文檔信息及電子原件內(nèi)容。
3.3.1檢索
3.3.1.1模糊檢索
選擇指定類型，輸入想要檢索的字符，系統(tǒng)會自動在當(dāng)前指定類型的所有字段查詢出符合條件的所有記錄，并將記錄返回給用戶。支持跨庫模糊檢索。檢索后系統(tǒng)會自動記錄檢索條件，方便用戶進(jìn)行第二次檢索。
3.3.1.2屬性檢索
選擇指定類型，在需要檢索的屬性字段上輸入想要檢索的字符，系統(tǒng)會自動在當(dāng)前指定類型中按照屬性字段條件查詢出符合條件的所有記錄，并將記錄返回給用戶。支持跨庫屬性檢索。檢索后系統(tǒng)會自動記錄檢索條件，方便用戶進(jìn)行第二次檢索。
3.3.1.3高級檢索
選擇指定類型，根據(jù)需要構(gòu)造檢索條件，可以便捷的修改和刪除條件。系統(tǒng)會根據(jù)當(dāng)前構(gòu)造的檢索條件查詢出符合條件的所有記錄，并將記錄返回給用戶。支持跨庫高級檢索。檢索后系統(tǒng)會自動記錄檢索條件，方便用戶進(jìn)行第二次檢索。
3.3.1.4深入檢索
通過“模糊檢索”、“屬性檢索”或“高級檢索”后，在檢索的結(jié)果中，進(jìn)行再次檢索，縮小檢索范圍，支持多次檢索。
3.3.1.5全文檢索
全文檢索通過分析技術(shù)快速檢索電子文件內(nèi)容和條目數(shù)據(jù)字段中的內(nèi)容。支持檢索htm、html、asp、txt、doc、pdf、ppt、xls和wps等文件格式。（詳見選配模塊中全文檢索組件說明）
3.3.2檔案編研
檔案編研方便用戶對文獻(xiàn)原文進(jìn)行整理。系統(tǒng)主要從以下兩個方面實(shí)現(xiàn)：
1）專題記錄
記錄一些與“檔案編研”相關(guān)的文檔（如：大事記、組織沿革等），文檔以條目方式記錄。根據(jù)用戶實(shí)際需求設(shè)置編研專題，將同一專題相關(guān)的文檔歸納在此專題下，以方便用戶查閱和管理。
2）文件匯編
將用戶所需要的資料打印或下載下來以便用戶使用。每個用戶使用系統(tǒng)管理的文件類型也大不相同，可能同一個專題下所存儲的附件種類也不盡相同（如：可能同時存在pdf、word、cad等文件）。系統(tǒng)為滿足大多數(shù)用戶的需求，使用戶操作更靈活，因此提供兩種方式的文件匯編：一種是按用戶設(shè)置的模板生成封面和目錄并將用戶選擇的所有文件及附件打印出來，另一種是生成封面和目錄后將所有附件下載到用戶指定的位置。
3.3.3在線借閱
1）借閱申請
不同用戶可以選擇自己需要的檔案記錄進(jìn)行在線借閱申請，可以選擇審批人，借閱期限和審批權(quán)限等信息。申請需要的權(quán)限（例如：瀏覽、下載、打印等）。
2）借閱審批
檔案負(fù)責(zé)人審批借閱申請，如果同意申請，系統(tǒng)會自動給予申請人其申請的權(quán)限。
3）借閱查詢
檔案負(fù)責(zé)人可以通過此功能查看借閱者要借閱的檔案，審核是否允許其進(jìn)行借閱。
3.4業(yè)務(wù)維護(hù)
3.4.1代碼維護(hù)
用于維護(hù)有規(guī)則意義的代碼信息，由業(yè)務(wù)管理員統(tǒng)一定義維護(hù)，包括代碼表定義、新增代碼、修改代碼、刪除代碼、復(fù)制、剪貼、粘貼以及代碼表的導(dǎo)入和導(dǎo)出，方便業(yè)務(wù)管理員管理代碼表。代碼表可以定義一級代碼和多級代碼表兩種。一級代碼表中可以定義保管期限類代碼值；多級代碼表可以定義分類號之類的有層次或包含關(guān)系的代碼值。
3.4.2文檔類型維護(hù)
用于維護(hù)定制文檔庫時需要的文檔類型，由業(yè)務(wù)管理員統(tǒng)一定義維護(hù)，包括新增、修改、刪除、復(fù)制、剪切、粘貼以及業(yè)務(wù)類型的導(dǎo)入和導(dǎo)出，方便業(yè)務(wù)管理員管理文檔類型。在文檔類型中可以定義字段名稱、類型、空標(biāo)識、唯一性標(biāo)識、大小等信息。
3.4.3主題詞維護(hù)
用于維護(hù)主題詞信息，由業(yè)務(wù)管理員統(tǒng)一定義維護(hù)。可以新建、導(dǎo)入、修改主題詞。方便用戶在錄入時提取文件信息中的主題詞。
3.4.4圖標(biāo)管理
用于維護(hù)系統(tǒng)中需要的圖標(biāo)信息，由業(yè)務(wù)管理員統(tǒng)一定義維護(hù)。業(yè)務(wù)管理員可以上傳、修改需要的圖標(biāo)。此處維護(hù)的圖標(biāo)，可以在定制、修改文檔庫或文檔類型時進(jìn)行選擇使用。例如文檔庫的圖標(biāo)和打開圖標(biāo)，都是從圖標(biāo)庫中獲得的。
3.4.5字段對應(yīng)規(guī)則
業(yè)務(wù)管理員使用此功能配置字段信息，可以選擇兩個文檔庫中類型進(jìn)行字段匹配，字段按名稱進(jìn)行自動匹配。目前此功能用在移交歸檔中，系統(tǒng)根據(jù)字段對應(yīng)規(guī)則策略進(jìn)行移交歸檔。
3.4.6安全策略管理
參見選配功能中安全策略管理說明。
3.4.7文檔庫模板管理
此功能用于維護(hù)系統(tǒng)初始化定義的模板。可以新建/修改模板分類，刪除、復(fù)制、剪切、粘貼模板分類和模板。此處維護(hù)的模板來源有兩個，一個是系統(tǒng)自帶的數(shù)據(jù)庫模板，一個是用戶通過定制、修改文檔庫后發(fā)布的模板。其中發(fā)布模板用戶可以把定制修改好的數(shù)據(jù)庫模板指定到某一個模板分類下，形成標(biāo)準(zhǔn)庫模板，供業(yè)務(wù)管理員使用。
3.5系統(tǒng)設(shè)置
系統(tǒng)設(shè)置用于維護(hù)系統(tǒng)信息，包括用戶管理、介質(zhì)管理、全文檢索設(shè)置和用戶監(jiān)控等功能。
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